Jak kontinuálně zlepšovat team
Tenhle článek je detailní šablona pro střetnutí zvané Retrospektiva. Je známé především v agilních prostředích, ale lze ho stejně dobře využít i v jiných prostředích. Článek je určen hlavně lidem, kteří ještě s retrospektivním střetnutí nemají zkušenost, podává detailní návod, jak dané střetnutí vést.
Šablona

Cíle setkání:

  • Zastavit se, podívat se, co nás jako jednotlivce a jako team těší a co chceme zlepšit, společně najít akční kroky k věcem, které nejvíc chceme zlepšit.
  • Kontrola, že v týme není nic vážného v nepořádku (tam třeba zkušeného člověka, který má nějakou zkušenost s psychologií a týmové dynamikou)

 

Účast na setkání:

  • Ideální celý team, ale pokud někdo nemůže, tak nemůže.

 

Role během setkání:

  • Moderátor – moderuje celý meeting, aby šel v souladu s cíli meetingu, podle agendy a aby nedocházelo k naplnění rizik; zároveň dělá poznámky; může být někdo z týmu nebo externista
  • Účastník – ostatní lidé na meetingu
  • Team – všichni účastníci a případně moderátor

 

Doporučená délka a frekvence setkání:

  • Jednou za týden – jednou za 2 měsíce
  • 1.5 – 2 hodiny (čím pravidelněji setkání probíhá, tím stačí kratší)

 

Příprava

  • Zasedačka se stolem / stoly a židlemi pro celý team
  • Samolepící bločky (alespoň deset papírů pro každého člena teamu ať je dostatek)
  • Tabule (ideálně bílá), kde se dají lepit papírky z bločků; rozdělena do dvou sloupců označených jako „+“ a „-„
  • Pero pro každého účastníka

 

Průběh setkání:

  1. Moderátor představí setkání, jeho cíle a formu, dá trochu více info kolem.
  2. Lidé si na lepící papírky napíší jednak „věci, což je na vzájemné spolupráci těší“ a „co je netěší a chtěli by zlepšit“. Jedna věc na jeden papírek.
  3. Lidé chodí po jednom se svými papírky k tabuli, lepí je na vhodná místa a každý papírek více okomentují, aby zbylí lidé lépe pochopili, co tím člověk myslí.
  4. Až si všichni navzájem pozdeľujú své myšlenky, moderátor a možná s pomocí jednoho člena teamu dají podobné papírky k sobě a vytváří „skupiny“ / “témy”.
  5. Členové teamu hlasují za skupiny, které chtějí do konce meetingu probrat. Ne vše se totiž bude dát probrat, chce to priority. Každý člen teamu má stejný počet hlasů – osvědčilo se mi používat 4 – a rozdělí je mezi 1 až 4 skupiny/témy.
  6. Půjdou se přebírat témata od té s nejvíce hlasy dokud buď nebude co přebírat (to se mi ještě nikdy nikde nestalo) nebo vyprší čas meetingu nebo energie lidí. Při každé tématu, které se bude probírat se všichni členové teamu společně snaží najít akční kroky. Cení se každý nápad a při těch nápadech akčních kroků na kterých se team shodne, dát k nim odpovědnosti a deadliny.
  7. Ukončí se meeting.

 

Kroky po setkání

  1. Po setkání se účastníkům pošlou poznámky včetně dohodnutých akčních krocích.
  2. Akční kroky se prohodí na správné místo, kde je vyšší pravděpodobnost, že se k nim reálně dostane. Pravděpodobně nějaký nástroj na projektový management jako Jira, nebo Asana, který daný team používá.
  3. Team začne pracovat na akčních krocích.

 

Více k tomuto setkání:

  • V prostředí, odkud pocházím, se takový meeting nazývá retrospektiva a tento formát je jeden z nejčastěji používaných formátů retrospektivy. Jsou však i mnohé jiné formáty a po čase je vhodné je střídat.
  • Ze zkušenosti vím, že to může být jedno z nejlepších a zároveň nejhorších setkání jaké team může mít. Je tam vysoká šance, že to povede k vyřešení mnoha vážných problémů, které dlouhodobě blokují spokojenost, efektivitu, či jiné aspekty vzájemného fungování. Nebo že se minimálně začnou řešit. Také je tam ale netriviální šance, že setkání bude nepříjemné a neproduktivní – špatné emoce, někdo odmítá problém a svou odpovědnost, obviňování se, … Dokonce s malou šancí může být i škodlivé (zhoršené vztahy), ale to typicky bývá pouze pokud je situace v teame už opravdu špatná, dlouho se o něčem důležitém otevřeně nemluvilo a alespoň to potom poukáže na vážné věci, které je třeba řešit. Moderátor by měl na tyto rizika myslet, možná dopředu upozornit team, a monitorovat dění a usměrňovat diskusi. Ať se lépe naplní cíle setkání a minimalizují možné negativní důsledky.
  • Pokud již team měl nějakou retrospektivu v minulosti, tak je dobré začít připomenutím si věcí na zlepšení a akčních kroků z minulé retrospektivy a ať si team řekne, zda se zlepšily věci nebo ne a zda se udělali akční kroky nebo ne.

Jak retrospektivy užívám já:

  • Jako konzultant a auditor okolo věcí jako firemní kultura a atmosféra, spokojenost, teamy, či vztahy využívám tenhle meeting velice často. Za dvě hodiny, kdy celý team spolu sdílí důležité věci, které možná nikdy otevřeně nediskutovali, a následně se snaží přijít k řešením a vylepšením, je pro zkušeného moderátora informačně výživnější než možná desítky hodin 1:1ček.
  • Dokonce mi na mini-audit teamu stačí vést jednu retrospektivu a mám celkem dobrou představu o teamu.
  • Při změnovém řízení se snažím tenhle typ střetnutí zavést jako podporu autonomie, proaktivity, transparentnosti a týmovosti, jako podporu kontinuálního zlepšování se a toho, aby se problémy pojmenovávali a řešili.

 

 

Michal Abaffy
Freelance business konzultant; zakladatel checklistuj.cz

Nejnovější články

Šablony na mnohé právní smlouvy

Mnohé aktivity jako například koupě domu, darování auta, práce pro zaměstnavatele potřebují právní smlouvy. K tomu je efektivní mít a použít šablony.

0 komentářů

0 komentáøù

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *